Có một cái tháng đó, tôi nhìn sổ kế toán nhận ra doanh thu 800 triệu. Tôi vui mừng vì cho rằng mình kiếm được tối thiểu 200 triệu đồng. Khi kế toán báo bị lỗ 30 triệu, tôi suýt cho nghỉ cô ta vì tôi không chấp nhận. Mãi khi cô ấy giải thích vào tồn kho, tôi mới hiểu ra. Chính lúc đó tôi bắt đầu hiểu về cái mà người ta gọi là #keyword#.
Tôi từng không hiểu vì sao tiền trong tài khoản cứ mất hút mỗi cuối tháng
Hồi đó, tôi tính lãi lỗ theo kiểu ‘tiền bán hàng trừ vật liệu gỗ và tiền công thợ’. Nghe có vẻ hợp lý nhưng sự thật là tôi không tính đến hàng tá khoản chi phí khác nữa. Chẳng hạn hao mòn thiết bị, tiền thuê kho, chi phí quản lý sản xuất, thêm cả hóa đơn điện nước cho xưởng. Có một lần, tôi tưởng lãi 400 triệu qua 4 tháng làm việc nhưng thực tế chỉ còn lại 120 triệu. Phần còn lại đã chảy đi đâu tôi cũng không biết. Mất gần 2 năm tiếp theo tôi mới bỏ công mổ xẻ chi tiết để nhận ra mình đã ngu muội thế nào.
Cái bẫy mang tên ‘đơn hàng lớn’ mà ai mới mở xưởng cũng mắc
Tôi vẫn nhớ có đợt tôi nhận một đơn hàng bàn ghế văn phòng lên tới 1,2 tỷ đồng. Tôi nghĩ mình sắp giàu to. Tính sơ sơ cứ 20% lợi nhuận thì tôi đã có 240 triệu đồng bỏ túi. Thế nhưng kết thúc 3 tháng làm hàng, tôi sốc khi biết mình âm 90 triệu. Nguyên nhân đâu? Lý do là cái đơn ấy yêu cầu kỹ thuật cao. Chúng tôi phải làm đi làm lại những phần phức tạp – mỗi lần làm lại tốn thêm chi phí, tốn thêm giờ thợ. Tôi đã không tính các chi phí ấy khi báo giá. xưởng sản xuất nội thất đơn lớn thường kéo theo rủi ro cao – thời gian thực hiện lâu, phải sửa bản vẽ liên tục, và khách trả tiền muộn. Bài học xương máu của tôi: không bao giờ chạy theo đơn chỉ vì thấy nhiều tiền mà không đánh giá mọi khoản mục chi. Khi bắt tay vào #keyword#, bài học ấy rất dễ vướng.
Sự thật đau lòng về ‘tồn kho thành phẩm’ mà chẳng ai dạy tôi
Rất nhiều chủ xưởng quan niệm tồn kho là vốn quý. Tôi cũng từng có suy nghĩ ấy. Nhưng thực tế lại phũ phàng: tồn kho là ‘máy hút tiền’ chứ không phải tài sản. Tôi kể một ví dụ: tôi đã giữ một lô bàn ăn tới 8 tháng vì giá trị đơn hàng gốc quá thấp không bù nổi chi phí vận chuyển. Suốt 8 tháng đó, tôi phải trả tiền kho khoảng 15 triệu. Chưa kể tiền bảo dưỡng để tránh mối mọt – tốn thêm 5 triệu. Cuối cùng gỗ bắt đầu bị vênh sau 3 tháng vì độ ẩm thay đổi liên tục. Tôi đành bán với giá thấp chỉ để thu hồi vốn. Kết quả cuối cùng lô hàng đó lỗ mất 40% so với chi phí sản xuất. Điều tôi học được: sản phẩm tồn là nợ nần, không phải là của cải. Khi bạn nhìn #keyword# như một nhà máy thì tồn kho chỉ làm tắc dòng tiền.
Cách tôi xoay chuyển và bài học 14 năm: lợi nhuận thực sự nằm ở đâu
Sau 14 năm, tôi đã điều chỉnh cách quản lý một cách triệt để. Trước hết, tôi thay đổi cách tính giá thành cụ thể đến từng con ốc vít. Không chỉ gỗ và lương thợ, tôi tính luôn khấu hao máy móc, chi phí năng lượng, chi phí kho bãi, và một khoản đề phòng phát sinh tầm 5% giá trị đơn hàng. Kế tiếp, tôi thay đổi quy trình làm hàng để đẩy nhanh tiến độ. Thay vì làm từng đơn hàng một, tôi gộp các đơn nhỏ có cùng loại gỗ để máy chạy liên tục. Do đó, thời gian làm hàng xuống từ 45 ngày còn 25 ngày. Sau hết, tôi dám từ chối những hợp đồng không đủ lời. Nếu đơn hàng không đạt tối thiểu 20% lãi gộp sau khi tính đủ mọi chi phí, tôi không nhận. Nghe tưởng chừng mất mối nhưng hiệu quả khiến tôi ngạc nhiên. Từ chỗ mất 30 triệu/tháng, sau 2 năm điều chỉnh tôi thu lãi thực 15-20% doanh thu. Điều quan trọng nhất: tiền lời thực chất không nằm ở doanh thu mà nằm ở dòng tiền và ở khả năng kiểm soát từng đồng chi phí. Lời khuyên của tôi là: hãy ngồi xuống với sổ kế toán của mình, tính chi tiết từng khoản, và đừng sợ từ chối những đơn hàng mập mờ. Bạn đã khi nào gặp phải tình cảnh tưởng lời nhiều nhưng lại lỗ đậm? Chia sẻ với tôi nhé!